Digitalisierung: Mehr als nur ein Buzzword

Digitalisierung – ein Begriff, der uns täglich begegnet. Doch was bedeutet er wirklich?

Für manche bedeutet Digitalisierung vor allem eines: Aufwand, Kosten und unbekannte Technologien, die etablierte Prozesse ersetzen sollen, obwohl „das Bewährte" doch einwandfrei funktioniert.

Wir sehen das anders. In den letzten Monaten haben wir mit unseren Kunden zwei beeindruckende Beispiele erlebt, die zeigen, wie Digitalisierung echte Lösungen schafft und den Arbeitsalltag spürbar erleichtert:

Fall 1: Vom Karteikasten zum digitalen Fundus-Management

Wann haben Sie das Wort „Kartei" zum letzten Mal gehört? Ein Theater verfügt über zigtausende Kostümstücke, verteilt auf mehrere Lager. Der Fundus ist ständig in Bewegung: Stücke werden für Aufführungen entnommen und zurückgebracht, gereinigt, repariert, angepasst, an andere Bühnen oder Privatpersonen verliehen – oder verkauft. Wie lässt sich diese Komplexität überwachen? Die traditionelle Antwort: mit einer Kartei.

Doch die Realität sieht anders aus: Wird jede Bewegung tatsächlich dokumentiert? Wie erfasst eine Kartei den Zustand eines Kleidungsstücks vor und nach einer Reparatur? Gar nicht. Das Wissen steckt meist im Kopf eines erfahrenen Kollegen, der nicht mehr weit vom Ruhestand entfernt ist. Dieses Know-how muss gesichert werden, solange noch Zeit ist. Und wie geht die junge Generation, die mit digitalen Werkzeugen aufgewachsen ist, mit einem Karteikasten um?

Die Lösung liegt auf der Hand: Ein IT-System, basierend auf einer robusten Datenbank mit intuitiver Web-Oberfläche, nutzbar auf PC, Tablet oder Smartphone. Inventarstücke werden mit Barcodes oder QR-Codes versehen und bei Entnahme und Rückgabe gescannt. Der Zustand wird per Kamera dokumentiert und hochgeladen. Die Verwaltung möchte wissen, wo sich welcher Fundus befindet? Der Bericht ist in Sekunden verfügbar. Die Versicherung fragt nach, ob ein verlorenes teures Stück tatsächlich verliehen wurde? Das Ausleihprotokoll lässt sich sofort exportieren. Der Finanzvorstand möchte den im Fundus gebundenen Wert ermitteln und wissen, welche Stücke selten genutzt werden? Die Informationen sind auf Knopfdruck da.

All das und vieles mehr leistet unser PROFundus.

Fall 2: Digitale Ausschreibungen – effizient und nachhaltig

Bei einer Ausschreibung eines öffentlichen Auftraggebers erlebten wir kürzlich, wie Digitalisierung den gesamten Prozess vereinfacht: Wir erhielten die Unterlagen über ein Online-Portal. Sämtliche Dokumente – Registerauszüge, Bescheinigungen der Sozialversicherung – konnten wir digital anfordern. Alle mit digitaler Signatur versehen. Über das Portal hochgeladen. Kundenreferenzen? Per ausgefülltem PDF übermittelt. (Zwar gibt es noch Optimierungsbedarf, da internationale digitale Signaturen nicht automatisch anerkannt werden – aber der Weg stimmt.)

Unser Angebot: Eine ausgefüllte Tabelle, hochgeladen, fristgerecht abgegeben. Keine Fahrt zum Kunden, um Dokumente in vierfacher Ausfertigung – kopiert, unterschrieben, gestempelt und gebunden – persönlich abzugeben. Kein schweres Paket mit über 300 Seiten per Post, das Tage im Voraus verschickt werden muss, um den Termin nicht zu verpassen.

Die Auswertung beim Einkäufer? Die Software übernimmt die Verwaltung der Pflichtdokumente. Das preisliche Angebot liegt im Excel vor. Die Referenzen müssen zwar gelesen, aber nicht zwingend gedruckt werden.

Das Ergebnis: Viele Bäume stehen noch, weil Papier eingespart wurde. Doch die Vorteile gehen weit darüber hinaus. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter – auf beiden Seiten – wird deutlich effizienter genutzt. Statt Stunden mit Kopieren, Binden und Archivieren zu verbringen, konzentrieren sich die Fachkräfte auf die inhaltliche Prüfung und Bewertung der Angebote. Die Personalkosten sinken, während gleichzeitig die Qualität der Auswertung steigt. Auch die Raumkosten für die Lagerung von Papierakten entfallen, ebenso wie die Ausgaben für Druckertoner, Ordner und Versandmaterial. Nicht zu vergessen: Die Fehlerquote reduziert sich erheblich, wenn Medienbrüche vermieden werden und Daten direkt digital verarbeitet werden können. Der gesamte Prozess wird transparenter, nachvollziehbarer und schneller – ein Gewinn für alle Beteiligten.

Das ist Digitalisierung, die das Leben verbessert.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt? Dann drücken Sie jetzt den Buzzer und sprechen Sie mit uns über die Digitalisierung Ihrer Abläufe.