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Übergang von Excel zu High-Tech: Wie man die Einschränkungen komplexer Excel-Arbeitsmappen überwindet

Wer kennt es nicht? Excel ist einer der ersten Lösungsansätze, um Berechnungen durchzuführen. Vielen wird daher folgendes Szenario sehr bekannt sein: „Es sollen Gewinnbeteiligungen für die Business Partner sowie der Lieferanten erfolgen. Jeder hat dazu verschiedene vertraglich geregelte Paramater anhand deren die Beteiligung errechnet wird.“ Natürlich greift der erfahrene Controller hier zu seinem liebsten Tool - Excel. Warum? Dazu gibt es mehrere Gründe, die im ersten Augenblick nachvollziehbar sind und richtig erscheinen:


  • Jeder kann mit Excel umgehen und es steht jedem zur Verfügung.

  • Es kann alles verformelt werden, damit die Berechnung anhand der definierten Parameter jeden Monat automatisiert erfolgen. Dazu können/müssen jeden Monat nur die Parameter angepasst werden.

  • Daten können einfach bearbeitet werden.

  • Berichterstattung kann einfach erfolgen (Diagramme, etc.).

  • Weiterleiten der Datei ist einfach gegeben.



Folglich werden im Laufe der Zeit immer mehr Excel Arbeitsmappen erstellt, um immer noch komplexere Prozesse und Berechnungen durchzuführen. Durch diese hoch komplexen Prozesse und Berechnungen kommen dann die Schwachstellen dieser Excel-Lösungen zum Vorschein:


  • Datenmengen: Die Menge an Daten und dazu Zeilen/Arbeitsblätter im Excel wächst und auch Excel wird langsam. Das Bearbeiten wird zur Herausforderung und ist ohne deaktivieren der „automatischen“ Berechnungen kaum mehr möglich

  • Dateninkonsistenz: Der Vorteil, dass jeder Daten ändern kann, wird auch schnell zum Nachteil. Da jeder Daten ändern kann, ist irgendwann nicht mehr nachvollziehbar wann, von wem und warum etwas geändert wurde.

  • Komplexität: Die Lösungen wachsen mit der Zeit. Was mit einfachen Formeln angefangen hat, kann im Laufe der Zeit zu Verschachtelungen führen, wo sich niemand mehr traut, einzugreifen.

  • Datensicherheit: Oft handelt es sich um sensible Daten und diese können mit einem Excel ganz einfach weitergesendet oder versehentlich gelöscht werden.


Nach dem die Nachteile immer größeren Einfluss auf die tägliche Arbeit haben und immer spürbarer werden, stehen Unternehmen oft vor der Entscheidung:


„Machen wir so weiter oder suchen wir uns eine andere Lösung?“


Und somit fällt die Entscheidung sehr häufig auf eine „Custom Solution“, wo anhand der gegebenen Anforderungen spezielle Lösungen für den Kunden entwickelt werden.


Wir bei Datasense kommen in diesem Fall gerne zum Kunden, sehen uns die bisherigen Lösungen an. Als erfahrener Partner analysieren wir die Anforderungen und derzeitigen Probleme und entwerfen zusammen mit dem Kunden und den späteren Endanwendern zusammen eine Lösung in Form einer Web-Applikation (oder Desktop Applikation). Wir gehen auch auf Wünsche ein, die bisher auf Grund von Excel Limitierungen nicht möglich waren und entwickeln so die für unsere Anwender bestmögliche Lösung, um ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern.

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